Vodenje evidenc

Hramba podatkov za 5 let, na zahtevo nadzornega organa tudi do 7 let

Investicijska podjetja so dolžna 5 let hraniti podatke o vseh naročilih in vseh poslih s finančnimi instrumenti, ki so jih opravila za lastni račun ali za račun stranke. Prav tako morajo investicijska podjetja nadzornemu organu omogočiti vpogled v evidence (nadzorni organ lahko zahteva podatke za do 7 let nazaj).

Upravljavec mesta trgovanja najmanj 5 let hrani in daje nadzornemu organu na voljo podatke o vseh naročilih finančnih instrumentov, ki se oglašujejo prek njegovih sistemov. Evidence zajemajo podatke, ki predstavljajo značilnosti naročila, vključno s tistimi, ki povezujejo naročilo z izvršenim poslom, ki izhaja iz tega naročila in o katerem poroča. V primeru poslov, opravljenih za račun strank, evidence zajemajo vse informacije in podrobnosti glede istovetnosti strank ter informacije, zahtevane v skladu z Direktivo 2005/60/ES (pranje denarja).

Beleženje vseh komunikacij, tudi če se ne sklene posel

Evidence vključujejo tudi beleženje telefonskih pogovorov ali elektronskih komunikacij, in sicer vsaj tistih v zvezi s posli, sklenjenimi pri poslovanju za svoj račun, ter opravljanje storitev v zvezi s sprejemanjem, posredovanjem in izvrševanjem naročil strank. Evidence telefonskih pogovorov in elektronske komunikacije, ki se beležijo, vključujejo tudi tiste, ki naj bi privedli do sklenitve poslov pri poslovanju za svoj račun ali opravljanju storitev v zvezi s sprejemanjem, posredovanjem in izvrševanjem naročil strank, tudi če na podlagi teh pogovorov in komunikacij ne pride do sklenitve takih poslov ali do opravljanja takih storitev. Stranke morajo biti o tem obveščene.

Podatki morajo biti shranjeni na trajnem nosilcu

Stranke lahko oddajo naročila tudi prek drugih komunikacijskih kanalov, kot npr. pismo, telefaks, elektronsko sporočilo, pomembno je, da gre za trajni nosilec podatkov. Vsebina zadevnih osebnih pogovorov s stranko se zlasti lahko zabeleži v zapisniku ali beležkah. Takšna naročila se štejejo kot enakovredna naročilom, prejetim po telefonu.

Investicijsko podjetje mora sprejeti takšne ukrepe, ki zaposlenim ali izvajalcem preprečuje opravljanje, pošiljanje ali prejemanje telefonski pogovorov in elektronskih komunikacij z zasebno opremo, iz katere investicijsko podjetje podatkov ne more zabeležiti ali prekopirati.

Certifikati